Upload-Filter und Buchhaltung

Die von der EU beschlossenen Upload-Filter gelten ab dem 1.4.2019 auch für von Unternehmen, die ihre Belege online über eine Cloudlösung zur Buchung bereitstellen. Wer Buchhaltung digital durchführt, muss damit rechnen, dass bestimmte Belege automatisch aussortiert werden. Diese fehlen dann beim Jahresabschluss.

Logo als Uploadbremse

Problematisch sind alle gescannten oder digitalen Belege, die mit dem Logo eines anderen Unternehmens versehen sind. Denn an diesen Designs haben die Buchführenden keine Rechte. Insbesondere Eingangsrechnungen fallen darunter, weil sie fast alle ein Logo des Lieferanten beinhalten.

Streng genommen müsste jedes Logo auf Belegen vor dem Scan abgedeckt werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Zustimmung der Rechteinhaber einzuholen und beim Provider, zu dem die Datei hochgeladen werden soll, einen digitalen Fingerabdruck zu hinterlegen.

Lösung über Fingerabdrücke

Bei analogen Belegen kann auch ein analoger Fingerabdruck auf dem Rechnungsbeleg angebracht werden, etwa durch einen kurzen Druck mit dem Daumen des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin direkt auf dem Papier vor dem Scan. Bei größeren Unternehmen kann dies jedoch etwas zeitaufwändig werden.

Digitale Fingerabdrücke können hingegen durch einen kurzen Aufruf der Buchungsbelege auf dem Monitor mit einem leichten Daumendruck auf den Bildschirm erstellt werden. Wem dies zu aufwändig erscheint, der kann beim Finanzamt auf Antrag die Daumen von Mitarbeitenden hinterlegen (oder zumindest einen Abdruck davon). Diese können dann stellvertretend die Belege auf diese Art „freischalten“.

Stellungnahmen

Die Folgen der Richtlinie kommen damit in den Unternehmen an. Die IHK plant eine Zusatzausbildung zur „Fachkraft für Upload-Management“ und der Verband der Orthopäden sieht auf die Krankenkassen erheblich Kosten zukommen. Sozialverbände und Gewerkschaften begrüßen zwar die damit zu schaffenden neuen Stellen, befürchten aber eine neue Welle an Billigjobs für Geringqualifizierte, die Unternehmen hätten da den Daumen drauf. Interaktivsten haben hingegeben angekündigt, zu Kommunikationszwecken mit der EU weiterhin den Mittelfinger nutzen zu wollen.

Was tun?

Sprechen Sie mit Ihnen Europaabgeordneten vor Ort oder bringen Sie eine Petition ein. Wichtig ist, dass Sie jetzt handeln und nicht erst dann, wenn der Jahresabschluss durch eine unvollständige Belegsituation gefährdet ist.

(Disclaimer: Das ist keine Rechtsberatung, bitte konsultieren Sie bei weiterem Beratungsbedarf Ihre Steuerberatung, Ihren IT-Dienstleister oder Donald Duck).