Materialverbrauch in der BWA als Aufwand erfassen
Im vorigen Blogpost kam die Frage auf, warum Unternehmen den Materialverbrauch in der BWA oft schon beim Einkauf buchen, obwohl die Materialien womöglich noch monatelang auf Lager liegen. Und warum so die monatlichen BWA-Ergebnisse verzerrt werden.
Man spricht dabei von einer Materialbuchung „direkt in den Aufwand“ anstelle einer Buchung „in den Bestand“ (womit auf Lager gemeint ist). Nicht alle Unternehmen machen das so, aber die meisten. Warum aber wird das so gehandhabt, wenn es zu Fehlergebnissen führt?
Die wohlwollende Erklärung
Es gibt schlichtweg Situationen, in denen das so richtig ist: Dann nämlich, wenn das eingekauft Material tatsächlich sofort verbraucht wird. Stellen Sie sich eine Molkerei vor, die 5.000 Liter Milch bestellt. Dann wird diese Milch mit ziemlicher Sicherheit in kürzester Zeit verbraucht und steht (hoffentlich) nicht noch wochenlang auf dem Hof herum. Gleiches gilt, wenn Material speziell für einen bestimmten Auftrag gekauft und verbraucht wird, zum Beispiel auf einer Baustelle für einen bestimmten Kunden, der vielleicht goldene Wasserhähne in seinem Badezimmer haben wollte.
Ebenfalls ein guter Grund ist ein gleichbleibender Verbrauch über die Monate hinweg. Sind die Materialverbräuche Monat für Monat sehr ähnlich, ist es egal, ob das Material gleich als Aufwand gebucht wird oder erst in drei Monaten bei seinem Verbrauch. Denn der Verbrauch dieses Monats aus den Einkäufen von vor drei Monaten war in etwa gleich hoch, so dass sich dies wie ein rollierendes System fortsetzen lässt. In der Realität ist das aber eher selten.
Und schließlich kann der Materialverbrauch von seinen Werten her so gering sein, dass es sich nicht wirklich bemerkbar macht. Will heißen, die Unterschiede beeinflussen die Entscheidungen nicht, die man aus der BWA ableitet. Auch dann kann man den Materialverbrauch in der BWA schon beim Einkauf buchen.
Die weniger wohlwollende Erklärung
Der erste Grund ist Bequemlichkeit, vor allem seitens der Buchhaltung oder Steuerberatung. Wie im nächsten Blogpost erläutert wird, muss man bei Buchungen zunächst in den Bestand und erst beim tatsächlichen Verbrauch in den Aufwand eine organisatorische Mehrarbeit leisten.
Zum einen sind es zwei Buchungssätze: Einer beim Einkauf, einer beim Verbrauch. Zudem anderen müssen organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden, um nach dem Einkauf auch über die folgenden Lagerentnahmen genau Bescheid zu wissen, damit man den tatsächlichen Verbrauch im Zeitpunkt seines Stattfindens buchen kann.
Zum dritten hat man es schon immer so gemacht. Wenn Steuerberatung oder Buchhaltung nach Schema F buchen, dann „macht man das halt so“. Dass die betriebswirtschaftlichen Auswertungen dann für die Tonne sind, interessiert Steuerberatung oder Buchhaltung oft nicht.
Leider gilt das auch für die Geschäftsführung, die einen anderen Buchungsansatz vorgeben könnte und sich ebenfalls oft nicht dafür interessiert. Hier müssen alle Beteiligten umdenken.
Wie man dieses Problem löst, das ist Thema des nächsten Blogposts.
