Lesefreudig?
Wenn längere Texte Sie nicht abschrecken und Sie eine fachliche Einführung in die Themengebiete des Rechnungswesens suchen, werden Sie hier fündig.
Die Buchhaltung ist (heutzutage) ein gesetzlich vorgeschriebenes und gesetzlich geregeltes System zur Erfassung von solchen Geschäftsvorfällen, die sich auf die Vermögens - und Schuldensituation auswirken, damit daraus Gewinn oder Verlust (“Erfolg”) und der Vermögensstand des Unternehmens festgestellt werden kann.
Ursprünglich aber wurde die “doppelte Buchführung” vor über 500 Jahren entwickelt, um Kaufleuten eine optimale Geschäftsführung zu ermöglichen und den Eigentümern Rechenschaft über den Verbleib ihres Kapitals abzulegen, natürlich vor allem über den Gewinn. Leider ist der Gedanke des Einsatzes der Buchhaltung zu Zwecken der Unternehmensführung ins Hintertreffen geraten.
Oft wird Buchhaltung, häufiger in kleinen und mittleren Firmen, manchmal auch bei größeren Unternehmen, als ein vom Staat aufgezwungenes, komplexes und kaum noch verständliches System wahrgenommen, das vor allem dazu dient, massiv Steuern zu erheben. Und das umgekehrt von Firmen eingesetzt wird, um sich unter optimaler Nutzung eben dieses Systems genau davor zu schützen.
Obwohl dies sicher eine richtige Einschätzung ist, ist sie aber unzureichend.
Der wichtigste und ursprüngliche Zweck ist der Einsatz der Buchhaltung für die tägliche Unternehmensführung. Wer sich dies nicht bewusst macht, nutzt die vielen Chancen nicht, welche die Buchhaltung für den kaufmännischen Erfolg bietet.
Deshalb erfahren Sie in den Seminaren und Beratungen von HPRühl nichts über die gesetzlichen Regelungen, aber alles über die kaufmännische Denkweise der Buchführung. Studieren Sie oder sind Sie in Ausbildung, so lernen Sie jene kaufmännische Grundsystematik kennen, die dann im Detail gesetzlich geregelt wird.
Damit wird die Grundlage für ein erfolgreiches Studium oder, wenn Sie im Beruf stehen, die optimale Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Unternehmer/in oder Führungskraft und den Profis des Rechnungswesens gelegt: Für Ihren unternehmerischen Erfolg!
Wenn Sie EÜR betreiben, so sollten Sie dennoch die doppelte Buchführung verstehen lernen, und zwar aus folgenden zwei Gründen:
Einige Elemente der doppelten Buchführung finden sich auch in der EÜR wieder, etwa die Abschreibungen. Wichtiger aber: Die doppelte Buchführung repräsentiert das Wesen der kaufmännischen Denkweise an sich. Dieses Know-How sollten Sie sich unbedingt aneignen - selbst wenn Sie organisatorisch “nur” eine EÜR betreiben.
Dazu zählt die Unterscheidung von Liquidität und Erfolg, das Denken in Rechnungsperioden oder das Konzept der Unternehmung als eigenständiger Person im kaufmännischen Sinn.
Ihr Steuerberater/in oder Buchhalter/in erstellt zudem aus diesen Werten die sogenannte “Betriebswirtschaftliche Auswertung” (BWA), eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen über die Unternehmensentwicklung hinsichtlich des Ergebnisses, ergänzt um Informationen zur Liquidität und Eigenkapitalentwicklung.
Klassische Begriffe aus diesem System, die Sie vielleicht schon gehört oder mit denen Sie schon gearbeitet haben, sind: Aktiva und Passiva, Anlage - und Umlaufvermögen, Eigenkapital und Fremdkapital, Abschreibungen, Rückstellungen, Rücklagen, Abgrenzungsposten, Eigenkapitalquote, Liquiditätsgrade usw.
HPRühl (TM) erklärt Ihnen, was diese Begriffe kaufmännisch bedeuten, wie sich die dahinter stehenden Vorgänge auf Ihr Unternehmen auswirken und vor allem: Wie Sie steuernd eingreifen können.
Auch die Bank interessiert sich für Ihre BWA: Bei Kreditverhandlungen spielt sie eine wesentliche Rolle und Sie sollten auch selbst in der Lage sein, diesbezügliche Fragen zu beantworten, selbst wenn Ihr Steuerberater ebenfalls anwesend ist.
Diese Grundlagen und Zusammenhänge werden in den Seminaren von HPRühl (TM) unterrichtet. Immer mit dem Ziel, Ihnen damit eine möglichst professionelle Unternehmensführung zu ermöglichen.
Außerdem erfasst die Kostenrechnung auch die “Leistungen” (sozusagen die Erträge, aber da gibt es Unterschiede zur Buchhaltung) und weist sie ebenfalls den Geschäftsbereichen und Produkten oder Dienstleistungen zu. So wird ersichtlich, an welchen Stellen und durch welche Produkte oder Dienstleistungen Gewinne oder Verluste erzielt werden.
Zunächst könnte man glauben, die Kostenrechnung diene der Kostenkontrolle. Das tut sie zwar auch und es macht einen erheblichen Unterschied, ob Sie Ihre Kosten nur mit der Buchhaltung betrachten oder mit einer Kostenrechnung und sicher ist Kostenkontrolle der klassische und erste Einsatzbereich einer jeden Kostenrechnung. Und selbst wenn Sie Kostenrechnung nur dafür nutzen, dann hat sie sich schon gelohnt.
Aber das sind nur 20% von dem, was eine Kostenrechnung kann.
Während man in klassischen Kalkulationsverfahren aus der Buchhaltung “einen Preis kalkuliert” und versucht, diesen am Markt zu erzielen, geht eine moderne und praxisnahe Kostenrechnung den umgekehrten Weg. Denn Preise werden nicht kalkuliert, sondern verhandelt. Und der Markt gibt vor, welche Preise zu erzielen sind, nicht die eigene Kalkulation. Deshalb zeigt eine praxisnah strukturierte Kostenrechnung auf, was es für das Unternehmen bedeutet, wenn für ein Produkt oder eine Dienstleistung am Markt ein gewisser Preis erzielt wird (diese Kalkulation kann nämlich von dem Ergebnis einer Kalkulation mit Zahlen der Buchhaltung erheblich abweichen).
Doch die Kostenrechnung zeigt nicht nur, ob mit diesem Marktpreis etwas verdient wird - vor allem zeigt sie eine ganze Reihe von Ansatzmöglichkeiten, welche Maßnahmen man treffen kann, um aus bestehenden Marktpreisen einen optimalen Gewinn zu erzielen.
Kostenrechnung ist daher weit mehr als nur Kostenkontrolle. Sie ist eine Denkweise und schon deshalb von Konzernen über Handwerksbetriebe bis zu Freiberuflern und für alle Branchen geeignet. Und der organisatorische Aufwand kann in kleinen Firmen auch gering gehalten werden.
Wie das geht, wie man Kostenrechnung nicht nur organisatorisch einführt, sondern sie bei täglichen Entscheidungen nutzt, das zeigen wir Ihnen gerne in Seminaren, Workshops oder bei Beratungen vor Ort in Ihrem Unternehmen.
Alle Belege, die Kosten oder Leistungen darstellen, werden daraufhin gekennzeichnet, ob sie von einer Kostenstelle (meist einer Abteilung im Unternehmen) oder von einem konkreten Produkt oder Auftrag (dem Kostenträger) verursacht wurden. Dann werden die Belege auf diesen Kostenstellen oder Kostenträgern erfasst und es gibt keine Gegenbuchung wie im System der doppelten Buchführung, die Beträge werden einfach nur eingetragen.
Organisatorisch ist das weit einfacher, als allgemein angenommen: Da die Belege ohnehin in der doppelten Buchführung erfasst werden müssen, kann man sie im gleichen Arbeitsschritt auch gleich den Kostenstellen und Kostenträgern zuteilen. Alle modernen Softwaresysteme des Rechnungswesens erlauben die gleichzeitige Buchung in der Buchhaltung und der Kostenrechnung.
Zudem werden fixe und variable Kosten unterschieden, also Kosten, die sich bei Auftragsschwankungen ändern und andere Kosten, die sich nicht in Abhängigkeit Ihrer Auftragslage verändern. Diese zu identfizieren benötigt etwas Erfahrung, manchmal kristallisieren sie sich erst im Zeitablauf heraus. Diese benötigt man unter anderem dazu, um eine optimale Kapazitätsauslastung (oder zum Beispiel Zeitauslastung bei Freiberuflern) zu erreichen.
Ebenso besteht Beratungsbedarf bei der Zuteilung der Belege auf die “richtigen” Kostenstellen und Kostenträger, auch das ist nicht immer so einfach, wie man meinen könnte. Allerdings: Diesen Beratungsbedarf haben Sie nur am Anfang, etwa in den ersten drei Monaten. Danach wird dies Routine.
Dennoch führt diese Fokussierung auf eine Deckungsbeitragsrechnung nicht zu Schwierigkeiten: Wer - aus welchen Gründen auch immer - unbedingt eine Volkostenrechnung haben möchte, kann diese “auf Knopfdruck” von der EDV erstellen lassen. Da für jede Vollkostenrechnung (ebenso wie für die Deckungsbeitragsrechnung) zunächst die Zuteilung der Kosten auf Kostenstellen und Kostenträger notwendig ist, von der aus dann Umlagen nach Verteilungsschlüsseln erfolgen, ist die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung, mit der wir arbeiten, ohnehin die Grundlage für jede weitere Vollkostenrechnung. Aber wie gesagt, wir praktizieren dieses System nicht und wer in der Praxis mit beiden Formen arbeitet, legt die Vollkostenrechnung schnell zur Seite.
Wenn dann die ersten Auswertungen vorliegen, dann beginnt der Nutzen der Kostenrechnung: Dies kann schon nach dem ersten Monat der Fall sein. Die Zahlen zeigen Ihnen Ihr Unternehmen aus einem ganz anderen Blickwinkel.
Kostenrechnung ist ein Wettbewerbsvorteil: Machen Sie ihn sich zunutze!
Die Finanzplanung interessiert sich ausschließlich nur dafür, ob der Unternehmung jederzeit ausreichend Geld - also “liquide Mittel” - zur Verfügung stehen, um zu jedem Zeitpunkt die anfallenden Verpflichtungen auch tatsächlich bezahlen zu können. Ansonsten besteht die Gefahr der Insolvenz oder eines Geldüberhangs, den man dann besser zinsbringend anlegen oder anderweitig investieren könnte.
HPRühl (TM) bietet keine Leistungen zur Finanzplanung oder Finanzierung an, allerdings ist Liquidität eine wesentliches, intensiv besprochenes Thema bei den Buchhaltungsseminaren. Die Frage von Gewinn oder Verlust interessiert die Finanzplanung nicht oder höchstens insofern, wie Gewinn oder Verlust den Geldbestand des Unternehmens beeinflussen. Und das ist keineswegs immer der Fall.
Das einfachste Gegenbeispiel ist die Aufnahme eine Kredits: Ein Unternehmen kann durchaus Verluste haben und alleine durch die Aufnahme eines Kredits dennoch den Geldbestand erhöhen. Und Bankkredite kann man tatsächlich auch in Verlustzeiten erhalten, wenn die Sicherheiten vorhanden sind, etwa in Form von Firmenimmobilen.
Oder eine Firma macht Gewinne, ohne dass sich dadurch mehr Geld auf dem Konto befindet. Schreibt man dem Kunden eine Rechnung, so wird diese Rechnung eingebucht und wirkt sich sofort gewinnerhöhend - oder verlustmindernd, jedenfalls als Ertrag - aus. Selbst dann, wenn der Kunde noch gar nicht bezahlt hat, weil man ihm zum Beispiel 90 Tage Zahlungsziel eingeräumt hat.
Dies sind nur zwei einfache Beispiel aus einer ganzen Reihe von Geschäftsvorfällen, die sich auf Gewinn oder Verlust (den “Erfolg”) einerseits und den Geldbestand andererseits (“Liquidität”) unterschiedlich auswirken. Beides kann also erheblich voneinander abweichen.
Aus diesem Grund benötigt man eine eigene Liquiditätsplanung. So wird vermieden, dass man plötzlich trotz Gewinnen ohne Geld dasteht und man sichert den Geldbestand auch in Verlustperioden. Es hat nicht wenige Fälle gegeben, in denen Firmen trotz Gewinnen eine liquiditätsbedingte Insolvenz anmelden mussten. Finanzplanung ist nun der Vorgang, bei dem man vorausschauend die Liquiditätsentwicklung abschätzt, um frühzeitig Gegenmaßnahmen bei voraussichtlichen Liquiditätsengpässen einzuleiten oder sich bei einem Liquiditätsüberhang um bessere Anlagemöglichkeiten zu kümmern. Unter “Finanzierung” versteht man die vielfältigen Möglichkeiten, Kapital zu beschaffen, um eben die Liquidität sicherzustellen. Das Thema Finanzierung betrifft also die Erlangung von Kapital zur Liquiditätssicherung und umfasst somit alle Formen der Eigenkapitalbeschaffung und der Fremdkapitalaufnahme sowie die Möglichkeit der Mietfinanzierung, zum Beispiel über Leasing.
Grundlage der Liquiditätsplanung ist die Buchhaltung. Aus ihr kann man immer den aktuellen Liquiditätsstand ableiten. Den sieht man jedoch nicht auf einen Blick, man muss alle Konten oder Buchungssätze, die Liquiditätswirksamkeit haben, von denen unterscheiden, die sich nicht auf die Liquidität auswirken. Diese Auswertung erfolgt heutzutage automatisch über die EDV. Abschreibungen zum Beispiel können erhebliche Auswirkungen auf den Gewinn haben, aber auf die Liquidität haben sie keinen Einfluss (höchstens indirekt über ihre gewinn- und somit steuersenkende Wirkung). Allerdings reicht das für eine professionelle Unternehmensführung nicht aus: Die Buchhaltung kann zwar den aktuellen Liquiditätsstand darstellen und zudem aus den Zahlen der Vergangenheit zeigen, ob sich die Liquidität verbessert oder verschlechtert hat. Sie zeigt aber nicht an, wie sich die Vorauszahlung voraussichtlich in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten entwickeln wird. Deshalb basiert eine professionelle Finanzplanung zwar auf den Zahlen der Buchhaltung, ergänzt diese aber um weitere Informationen, die entweder bekannt sind oder deren Eintreten mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist. Beispiele:
Eine Planung ist kein Wettbewerb, den derjenige gewinnt, der auf den Cent genau die Werte vorhergesagt hat. Keine Planung tritt so ein, wie geplant. Das muss sie auch nicht. Sie sind ja nicht das Orakel von Delphi. Eine Planung wird ständig aktualisiert, sie haben also ständig aktualisierte Planungswerte und so eine jederzeit optimale Planung. Das Ziel der Planung ist vielmehr, in Unkenntnis der Zukunft zumindest in jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen und Gewissen und somit unter Einbeziehung der aktuell am wahrscheinlichsten gegebenen Sachverhalte Entscheidungen zu treffen. Tun Sie das nicht mit dem Argument, die Zukunft könne man sowieso nicht vorhersagen, dann machen Sie sich etwas vor: Sie treffen nämlich dennoch Entscheidungen in Annahme einer Zukunft, nur ohne sich dies bewusst zu machen. Und ohne zumindest die Dinge einzubeziehen, die sie ziemlich sicher vorhersagen können. Jede Entscheidung, die Sie treffen, hat eine Zukunftsannahme in sich: Sie hätten schon Ihr Unternehmen nicht gegründet, wenn Sie nicht die Zukunftsprognose getroffen hätten - bewusst oder unbewusst - dass es zumindest so viele Kunden “da draußen” gibt, dass Ihr Firmenerfolg eintritt. Hätten Sie sonst gegründet? Eine Planung macht nun nichts Anderes, als diese eher unbewussten Annahmen nach bestmöglicher Einschätzungs in konkreten Zahlen auszudrücken. Auch wenn dadurch nicht alles punktgenau vorhergesagt wird, so werden wahrscheinliche Engpässe offenbar, es werden Dinge auftauchen, die man sonst vergessen hätte und es werden auch, das muss man klar sagen, Träumereien verhindert. Ein eigenes Seminar zur Finanzplanung bieten wir nicht an, denn das Thema “Liquidität” ist in seiner Bedeutung durchgängig in den Buchhaltungsseminaren integriert und wird auch geübt. Und das Thema “Planung” ist ein Schwerpunktthema im Basisseminar Kostenrechnung, bei der Liquidität zwar keine Rolle spielt, aber die Planung von Kosten und Leistungen ein erheblicher Bestandteil ist.
Mit einer Planung arbeiten Sie professionell. Gönnen Sie sich und Ihrem Unternehmen diese Professionalität. Und achten Sie immer auf Ihre Liquidität!